Образец письма клиенту: 20 готовых шаблонов для рассылки

Какой самый эффективный и проверенный способ взаимодействия между деловыми людьми? Как быстро обозначить свою информированность и показать адресату, что вы в теме, не обладая достаточным временем для детального ответа? Как быстро оповестить группу клиентов о важном мероприятии или сделать им выгодное предложение?  Конечно, с помощью готовых шаблонов. Они используются во всех сферах, но целевое действие у них общее – короткая, но актуальная информация. Не важно, какая у вас специфика работы. Деловая переписка – неотъемлемая часть общения. С этой целью, для оперативного ответа используют готовые шаблоны.

Личная визитка представителя организации

Можно использовать для отправки контактных данных потенциальному клиенту:

Здравствуйте, это [Имя].

Мои контакты [адрес электронной почты, мессенджеры].

[Подпись]


Предложение о возможном сотрудничестве

Образец можно использовать как предложение услуг или товаров. Если клиент откликается, дальнейшие переговоры планируются в индивидуальном порядке.

Здравствуйте, [Имя].

Мы [краткая информация о компании].

Готовы предложить выгодные условия, просим рассмотреть предложение и дать обратную связь.

[Подпись]


Информация клиенту о просроченной задолженности

Исполнение финансовых обязательств – важная часть договора. Когда перестают поступать средства за поставленные товары или оказанные услуги, высылается шаблон информационного письма:

Добрый день, [Имя].

На сегодняшний день у Вас образовалась задолженность [сумма]

По договору [дата, номер]

Просим Вас выслать на наш адрес гарантийное письмо о сроках погашения.

При отсутствии гарантии будем вынуждены прекратить поставки

[Подпись]


Отказ от предлагаемой услуги для клиентов

Часто компании используют массовые рассылки своим клиентам с целью предложения услуг или покупки чего-либо. Такие обращения можно проигнорировать, а можно воспользоваться специальным шаблоном и вежливо отказать. Всегда есть вероятность возврата к обсуждению в другое время:

Здравствуйте, [Имя].

Благодарим за интересное предложение, когда возникнет необходимость, мы обязательно к Вам обратимся.

[Подпись]


Обращение к клиентам с целью сбора информации

Когда возникает необходимость оперативно собрать данные для анализа информации, например, о качестве выпускаемой продукции у клиентской базы, и совершенно нет времени на личные звонки:

Здравствуйте,

Компания [название] просит Вас дать обратную связь по вопросу [тема]

это не отнимет у Вас много времени и поможет нам в сборе необходимой информации и улучшении качества продукции.

[Подпись]


Рассылка шаблона информационного характера

Используется для уведомления заинтересованных лиц в изменение чего-либо:

Уважаемый клиент,

Информируем вас об изменении режима работы нашего предприятия [название],

Подробности о работе центрального офиса и филиалов уточняйте по телефону[номер]

[Подпись]


Привлечение дополнительного внимания клиентской базы

Такой вариант удачен для активного проведения маркетинговых мероприятий (акций, дополнительных скидок), рекламы услуг и товаров:

Уважаемые клиенты,

Обращаем ваше внимание, что в период [даты и время] все услуги нашего центра

Бесплатны для посетителей с детьми. Спешите воспользоваться выгодным предложением.

[Подпись]


Информирование о возобновлении услуги

Предположим, какая-либо услуга вами временно не оказывалась. Об ее текущем статусе клиентам может рассказать следующий шаблон:

Уважаемые клиенты,

Информируем вас, что с [дата]

Вновь доступна услуга [наименование]

Будем рады сотрудничеству!

[Подпись]


Предложения об оказании услуги

Если профиль вашей деятельности – обучение, а клиентами являются производственные компании, такой образец поможет сделать рассылку и проинформировать об интересующем их мероприятии:

Уважаемые клиенты,

Информируем вас о проведении тренинга для руководителей

[название, адрес и дата проведения].

При заинтересованности просим выслать списки участников.

[Подпись]


Информация о прекращении сотрудничества

Не редкость, когда клиенты или партнеры, не исполняют обязательств по договору. Для выяснения причин и возможности урегулирования, обычно отправляется шаблон:

Уважаемый [Имя].

На сегодняшний день вы неоднократно нарушили [пункты договора]

Компания [название] не считает возможным продолжать дальнейшее сотрудничество.

Наш юрист свяжется с Вами для оформления необходимых документов.

[Подпись]


Уведомления об открытии нового филиала компании

Расширение географии – положительный результат деятельности любой организации. Охватывая новые территории, увеличивается возможность привлечения клиентов, или улучшения условий для существующих (возможно им не придется пользоваться дорогостоящими услугами логистики)

Коллеги, информируем вас об открытии нового филиала

[адрес]

Который снизит нагрузку на [адрес] и сделает доставку на ваши адреса более удобной

[Подпись]


Информация о проведении мероприятия

Это может быть официальное действие или мероприятие развлекательного характера с открытым доступом всех желающих принять участие клиентов:

[название компании] проводит [мероприятие], которое состоится

[дата, время и место проведения]

Приглашаем принять участие.

[Подпись]


Уведомление партнеров/клиентов о кадровых изменениях

Важная информация для коллег и партнеров об изменении в штате. Такое сообщение необходимо для своевременной информации и соблюдения правил адресности деловой переписки. В основном исходит от прямого руководителя сотрудника:

Уважаемые коллеги, уведомляем вас, что с [дата]

Руководителем отдела [отдел]

назначен [данные].

По всем вопросам обращаться по [контакт]

[Подпись]


Уведомление клиентов об отсутствии на рабочем месте

Информация об отсутствии – переадресация и вежливый намек – не беспокоить по рабочим вопросам в отпуске. В большинстве случаев используется в формате массовой рассылки:

Здравствуйте, в период [даты]

Буду находиться в очередном отпуске,

По всем вопросам обращаться к [данные к кому обращаться].

[Подпись]


Информирование о режиме работы в праздничные дни

Наличие актуальной информации исключает неловкие ситуации, например, клиент к вам обратился, а у вас – выходной. Важно предупредить, особенно, если это не обычные выходные, а длительные праздники. Если специфика вашей работы не подразумевает остановки процесса, укажите контакт, к кому обращаться в случае необходимости.

[название компании] информирует о режиме работы в праздничные дни

[режим]

По возникающим вопросам в этот период просим обращаться [контакт]

[Подпись]


Информация клиентам о смене формы собственности

В процессе своей деятельности юридические лица могут менять форму собственности, за этим следует изменение во всех официальных документах, в том числе и в договорах, для информирования используют следующий вариант уведомления:

Здравствуйте

[название компании] уведомляет о реорганизации и необходимости перезаключения основного договора.

Наши новые реквизиты [данные].

Просим в ближайшее время заключить новый договор.

[Подпись]


Уведомление об изменение каких-либо условий или соглашений

Рассылается во избежание непонятных ситуаций, заранее, перед наступлением события для заинтересованных клиентов компании:

Здравствуйте, [Имя].

[название компании] сообщает, что с [дата]

Изменилась цена на [наименование, новые условия].

Просим учесть при составлении заказов.

[Подпись]


Информация о поступлении новинок

Аналогично предыдущему, с дополнением о статусе «новинка» и побуждением к покупке. Предположим, для клиентов, распространяющих вашу продукцию:

Здравствуйте, [Имя].

[название компании] сообщает, что с [дата]

В продаже появилась новинка [наименование, цена].

Ждем ваших заказов.

[Подпись]


Информация об изменение условий лояльности клиентов

Всегда приятная информация для коллег, партнеров и просто клиентов – увеличение процента скидки, например,

Здравствуйте, [Имя].

[название компании] сообщает, что с [дата]

Изменяются условия по скидкам для постоянных клиентов [алгоритм].

Надеемся на продолжение сотрудничества

[Подпись]


Поздравления (массовая рассылка)

Проявление уважения к окружающим людям – поздравления с общепринятыми праздниками клиентов компании:

Дорогие друзья,

[название компании] поздравляет вас с [праздник]

Мы ценим наше партнерство и от всей души желаем вам успехов и процветания.

Надеемся на продолжение сотрудничества в дальнейшем

[Подпись]