Как эффективно работать с почтой?

Занимаясь бизнесом очень важно правильно работать с почтой, что позволяет экономить время и силы. Основные правила, которые помогут вам использовать почту самым эффективным способом:

1. Персонализация. Независимо от того, является ли это внутреннее электронное письмо коллеге или сообщение, полное важной информации для клиента, вы всегда должны иметь привычку обращаться к этому человеку соответствующим образом. Хорошее эмпирическое правило-обращаться к этому человеку так, как вы бы обращались в разговоре, будь то по имени или более официально.

2. Адаптация. Под этим словом подразумевается то, что вы должны знать своего получателя. Изучите все прошлые электронные письма, отправленные этим человеком, распознайте его тон или стиль письма и адаптируйтесь к этому. Если короткие и прямолинейны, это может означать, что человек очень занят. В этом случае постарайтесь быть краткими в своих ответных письмах.

3. Всегда проверяйте, прежде чем нажать кнопку "Отправить". Этот момент может быть окончательным "делать" при отправке электронной почты. Одно из самых худших ощущений — это нажать кнопку "Отправить", только чтобы понять, что вы что-то пропустили или не приложили документ. Совет профессионала, чтобы избежать этих неудач, не ставьте адрес электронной почты в строку "кому", пока у вас не будет возможности перепроверить сообщение.

4. Используйте короткие сообщения. Нет никакого смысла отправлять письмо с посторонними деталями — скорее, переходите прямо к делу. Электронное письмо, которое может удвоиться как новелла, не является эффективным для отправителя и получателя.

Помните, что некоторые вещи лучше держать при себе. Зная, как эффективно работать с почтой вы сможете значительно сэкономить собственное время и не допускать ошибок при отправке сообщений.