Электронный календарь или CRM-система

Планирование – важная составляющая успешной работы любого отдела. Постановка сроков различных задач и контроль хода их выполнения позволяет избежать различных проблем, связанных с человеческим фактором. Например, если сотрудник просто записывает себе в бумажный ежедневник то или иное мелкое задание, то вероятность о том, что он его забудет, достаточно высока. В электронном ежедневнике с функцией звукового оповещения о назначенных задачах не даст ему упустить момент для их выполнения. Сегодня существует множество компьютерных программ с функцией календарного планирования целей и задач, как на платной, так и бесплатной основе.

Стандартный перечень возможностей такого ПО заключается во внесении информации о текущих планах, целях и задачах в систему с назначением времени сигнала. Т.е. фактически большинство электронных календарей – это что-то вроде личного секретаря, который просто напоминает и служит полем для удобного просмотра предстоящих дел, которые нужно выполнить в близком или отдаленном будущем.

Что такое CRM? Это тоже программная платформа, которая устанавливается на компьютер. Она представляет собой интегрированную рабочую среду, которая охватывает максимум рабочих и бизнес-процессов компании. Устанавливается CRM, как правило, на все компьютеры отдела и даже всего предприятия, которые принадлежат действующим специалистам. Основная задача такой программы – это управление текущими задачами отдела и всей компании, в которое также входит календарное планирование. Но эта функция CRM дополнена другими опциями, недоступными для обычного календаря:

автоматическое изменение общего плана текущих задач в зависимости от степени выполнения (если какая-то часть плана не выполнена, то система может изменить сроки реализации общей задачи/проекта с учетом времени на достижение пропущенного этапа);
возможность прослеживания выполнения задач другими специалистами/отделами, которые вносят в систему соответствующие данные (когда от этого зависит работа предприятия или других отделов);
широкие функции производственного планирования, при котором учитываются данные о наличии сырья/материалов/техники на предприятии (система, например, может планировать поставки оборудования или сырья для отдела снабжения, выполняя расчеты необходимого количества закупок).

Это далеко не все возможности и преимущества CRM перед обычным календарем. Общей характеристикой интегрированных информационных систем является то, что большинство из современных программных продуктов разрабатываются специально с учетом специфики работы и сферы деятельности компании. Следовательно, функционал CRM обычно существенно расширен и в календарное планирование в рамках программы входят множество текущих бизнес-процессов, которыми система управляет изнутри. Начиная от «холодных» звонков и заканчивая поздравлениями клиентов – все это находится под контролем CRM.